Ça me tente
Talent Exchange, est-ce pour moi ?
Vous avez besoin d’aide temporaire pour un projet ? Vous avez besoin d'une expertise manquante dans votre équipe ? Vous êtes prêt à accueillir un collaborateur d’une autre organisation ?
Vous êtes un chef de service/responsable d’équipe du secteur public belge et vous êtes en fonction au sein d’une des organisations membres du réseau Talent Exchange.
Alors oui, Talent Exchange pourrait vous convenir.
Quels sont les avantages ?
- Renfort temporaire : Talent Exchange vous permet d’obtenir de l’aide (hors plan de personnel) pour une durée maximum de 12 mois
- Personnel motivé : les collaborateurs prêts à se lancer dans l’aventure d’une mission Talent Exchange sont motivés et prêts à expérimenter de nouvelles choses, à partager leurs compétences et leur expérience.
- Coûts réduits : le salaire continue à être pris en charge par l’organisation d’origine. Seuls les frais liés à la mission (abonnement de transports en commun, frais de mission éventuels, équipement informatique) sont pris en charge par l’organisation d’accueil.
- Cadre sécurisé : les missions Talent Exchange se basent sur les règlementations existantes, une charte est signée entre les membres participants et des conventions individuelles par mission sont prévues.
- Flexibilité : possibilité d’interrompre la mission si cela ne se passe pas bien.
- Rapidité : le processus de sélection est plus rapide qu’un recrutement classique via Selor.
- Projet spécifique : recourir à une mission Talent Exchange vous permet de lancer un nouveau projet, d’apporter de l’expertise sur certaines questions…
- Réseau : plus le réseau grandit, plus le vivier de collaborateurs potentiels s’élargit. Le réseau permet également de favoriser des échanges de pratiques entre organisations engagées dans les services au citoyen.
- Apprentissage : Talent Exchange permet un partage de talents, l’apport d’un regard extérieur et neuf.
Quels styles de mission pouvez-vous proposer ?
Les missions ouvertes dans le cadre de Talent Exchange sont très variées (fonctions de support comme profils plus techniques). Elles peuvent requérir des compétences très différentes (communication, IT, juridiques, marchés publics…).
Les missions Talent Exchange sont une des possibilités qui s’ouvrent à vous lorsqu’un besoin en personnel se fait sentir. Il est important de garder à l’esprit qu’elles sont limitées dans le temps et qu’elles doivent être le plus spécifique possible.
Les missions Talent Exchange peuvent être un coup de pouce pour démarrer un projet, pour soutenir un processus, pour amener une expertise spécifique manquante au sein de votre direction, etc.
Attention : le système mis en place par Talent Exchange n’a pas pour vocation initiale de s’attaquer aux problèmes structurels liés au manque de personnel. Il n’est cependant pas interdit par le réseau d’utiliser une mission Talent Exchange pour un renforcement d’équipe, mais il convient alors d’autant plus de formuler des objectifs concrets et adaptés à la durée de la mission.
Quelques exemples :
- Mettre en place un Project Management Office
- Créer une exposition virtuelle
- Soutenir l’organisation d’une conférence
- Soutenir la mise en place d’une nouvelle réglementation (ex : GDPR)
- Soutenir l’analyse et le développement de nouvelles technologies (ex : digitalisation, blockchain…)
Vous pouvez découvrir les missions sur le site web du Selor (rubrique Talent Exchange) et vous en servir comme inspiration
N’hésitez pas également à suivre la page LinkedIn de Talent Exchange :
De la sélection à la clôture d’une mission
Quelques points clés du processus :
- Processus de sélection raccourci : la phase de sélection est beaucoup plus légère et rapide que celle d’un recrutement classique. Tout est géré par l’organisation d’accueil directement.
- L’entrée en fonction dans l’organisation d’accueil intervient rapidement (à priori 1 mois – sous réserve des négociations).
- Accompagnement : un processus de suivi des collaborateurs en mission est prévu.
- Retour : les missions Talent Exchange sont temporaires. Le collaborateur retourne dans son organisation d’origine à l’issue de sa mission.
Parcourez le processus dans sa globalité et cliquez sur chaque étape pour en savoir plus.
Il est conseillé de relier l’ouverture d’une mission Talent Exchange à l’identification d’un besoin clair et/ou d’un risque.
Il est important que la mission soit la plus spécifique possible.
Une organisation peut lancer une mission Talent Exchange quand elle est membre du réseau Talent Exchange.
L’organisation d’accueil opère un screening des CV.
L’organisation d’accueil organise un entretien avec les personnes dont le profil est jugé le plus prometteur par rapport à la mission publiée.
A l’issue de ce processus de sélection, un lauréat est désigné. Le candidat ainsi désigné est invité à confirmer son intérêt pour la mission.
L’organisation d’accueil soumet une demande de libération du collaborateur auprès de l’organisation d’origine.
Une convention spécifique est signée entre les deux organisations pour organiser la mise à disposition du collaborateur et ses modalités.
L’entrée en fonction dans l’organisation d’accueil est à priori assez rapide (1 mois) mais ce délai peut être négocié entre les deux organisations (en fonction de la date souhaitée de démarrage de la mission et des obligations du collaborateur). Un processus d’intégration (onboarding) est suggéré pour faciliter l’acclimatation du collaborateur et le rendre efficace le plus rapidement possible.
Un suivi des collaborateurs en mission est prévu tant par l’organisation d’origine que l’organisation d’accueil.
L’organisation d’origine prévoit des entretiens (mi-parcours et vers la fin de mission) pour préparer le retour du collaborateur.
A l’issue de la mission, le collaborateur réintègre son organisation d’origine.
Temoignages
La plus-value pour les services qui font appel à Talent Exchange est surtout d’élargir leur horizon, ils se confrontent à de nouvelles idées, des initiatives peuvent aussi parfois être reprises d’une organisation à l’autre. Cela aide aussi potentiellement à être plus efficace pour faire face aux moyens limités dans l’administration. On peut profiter/réutiliser des idées de l’autre organisation.
Je trouve très positif d’intégrer un regard externe dans notre fonctionnement, de sorte que nous pouvons comparer et apprendre les uns des autres. C’est une expérience enrichissante, évidemment pour le collaborateur même mais aussi pour l’organisation d’accueil, l’équipe en place. Je trouve qu’il s’agit d’une initiative passionnante car il s’agit d’échanger des personnes et des talents. Cela apporte un regard neuf sur notre façon de travailler et sur nos processus. Cela permet au service d’adapter et revoir certaines choses. Les collègues auxquels on fait appel via une mission Talent Exchange peuvent apporter de nouvelles méthodes et façons de travailler, ils ont une distance qui permet de réexaminer notre fonctionnement d’équipe au quotidien.
Questions frequentes
Un retour anticipé est toujours possible, à la demande du collaborateur ou de l’organisation d’accueil. L’article 4.15 de la Charte prévoit un délai de préavis d’un mois.
Le collaborateur conserve son package salarial actuel - rémunération et primes linguistiques éventuelles – à l’exception des éventuelles primes liées à l’exercice de sa fonction dans son organisation d’origine. Le salaire reste payé par l’organisation d’origine.
Seuls les frais liés à la mission même sont à charge de l’organisation d’accueil : abonnement de transports en commun, indemnité de télétravail, frais de mission éventuels. L’équipement matériel est également de la responsabilité de l’organisation d’accueil : ordinateur, téléphone, gsm (si d’application), bureau…
Les missions Talent Exchange sont basées sur la réglementation des mises à disposition. Celles-ci requièrent donc un accord des deux organisations. Le fait d’être membre du réseau Talent Exchange engage l’organisation d’origine à appliquer les principes du réseau et parmi ceux-ci le fait de laisser partir le collaborateur qui souhaite entamer une mission Talent exchange. Il existe néanmoins certains cas qui pourraient empêcher la libération du collaborateur. Ces cas restent exceptionnels.
Si cela devait se produire dans le cas de la mission que vous avez ouvert, plusieurs options sont possibles. Certaines ont un impact possible sur votre service. A vous de voir si elles sont envisageables en fonction de votre situation :
- retarder l’entrée en mission du collaborateur pour permettre à l’organisation/service d’origine de mettre en place des mesures pour le remplacement du collaborateur (ex : ouvrir une mission)
- envisager un temps partiel
Les missions Talent Exchange sont limitées à un maximum de 12 mois. Il est donc exigé des organisations/responsables d’équipe de lancer des missions qui peuvent être réalisées endéans les 12 mois.
Dans certaines circonstances (ex : retards dans la réalisation du projet spécifique mené), une demande de prolongation – d’une durée réaliste et sous format d’une mise à disposition standard et non plus sous statut Talent Exchange - est exceptionnellement envisageable (accompagnée d’une argumentation détaillée) et pourrait être soumise à l’approbation de l’organisation d’origine du collaborateur. Dans cette hypothèse, le principe de répartition des coûts est négociable. Il n’y a donc aucune obligation pour l’organisation d’origine d’accepter, et si elle accepte, elle n’est plus tenue de continuer à payer le salaire du collaborateur. Cette situation reste une exception au fonctionnement du réseau.
Cela dépend. La charte prévoit un délai d’un mois mais à l’usage on constate en général plutôt un délai de 2 mois dès que le choix définitif d’un candidat a été posé.
Pour toute question complémentaire, contactez le représentant Talent Exchange de votre organisation.