Mission en cours
Mission en cours
Ça y est ! Vous ouvrez les portes de votre service à un collaborateur en mission prochainement
Ou vous accueillez un collaborateur depuis quelque temps
Nous vous proposons de passer en revue certains points qui peuvent vous intéresser pour gérer au mieux cette mission.
Onboarding
Un processus d’intégration (onboarding) est vivement suggéré pour faciliter l’acclimatation du collaborateur et le rendre efficace le plus rapidement possible.
Nous vous conseillons de profiter du délai d’attente avant l’entrée en fonction du collaborateur pour prévoir un processus d’onboarding afin de rendre le démarrage de la mission et l’intégration du collaborateur aussi fluides que possible.
L’accompagnement du collaborateur tout au long de sa mission est évidemment une plus-value non négligeable pour celle-ci. Soyez disponible pour les éventuelles questions et remarques du collaborateur. Prévoyez des réunions de suivi régulières pour aborder ensemble l’évolution du projet, les problèmes rencontrés…
Temoignage
La transition du SPF Sécurité sociale vers le SPF Mobilité s’est faite pour moi très facilement, grâce à un bon accompagnement du chef de service. Il a été très accessible et a essayé de toujours m’aider directement. Ce fut une expérience très agréable.
Evaluation
Le réseau Talent Exchange trouve très important qu’un collaborateur bénéficie d’un suivi et d’un processus d’évaluation, dans un objectif de développement.
L’organisation d’accueil s’engage à ce que l’évaluation soit réalisée. Une concertation entre les deux organisations est prévue en début de mission afin d’examiner les modalités d’évaluation respectives des deux organisations. Des dispositions sont alors prévues pour permettre un transfert des informations pertinentes de l’organisation d’accueil vers l’organisation d’origine à l’issue de la mission.
Par exemple : dans le cadre d’un collaborateur venant d’une organisation où s’applique le système Crescendo, le cycle du collaborateur est suspendu dans son organisation d’origine mais il est demandé à l’organisation d’accueil d’utiliser les templates Crescendo pour les évaluations à prévoir pendant la mission afin de pouvoir réintégrer les mentions finales dans le dossier du collaborateur une fois rentré de mission.
Partage des connaissances
Une mission Talent Exchange est l’opportunité par excellence pour partager des connaissances entre nouveaux collègues. N’hésitez pas à encourager ces échanges afin de tirer parti d'un regard neuf dans l'équipe.
Pensez également à faire documenter le travail réalisé dans le cadre de la mission afin de faciliter le transfert des connaissances en fin de mission.
Accompagnement de carrière
Une mission Talent Exchange peut être une opportunité pour réaliser un accompagnement de carrière. C’est un bon moment pour faire le point sur sa carrière, ses attentes, ses talents, ses opportunités de développement. Merci de soutenir votre collaborateur en mission dans cette démarche s’il souhaite l’entreprendre.
Anticiper la fin de mission
Les missions Talent Exchange étant limitées dans le temps (maximum 12 mois), sans prolongation possible, il est très important d’anticiper la fin de la mission bien à temps.
L’état d’avancement du projet, les suites éventuelles, une remise-reprise à organiser… sont autant d’éléments à prendre en compte pour une fin de mission réussie et satisfaisante pour tous.
Valorisez un maximum également l’expérience de votre collaborateur en mission. Faites un bilan avec lui et les collègues de votre service. Que retenez-vous de cette expérience ? Qu’est-ce qui vous a étonné ? Qu’avez-vous appris les uns des autres ? Si cela n’a pas déjà fait au cours de la mission, soyez à l’écoute de ses éventuelles suggestions pour adapter votre fonctionnement ?
Vous avez évidemment la possibilité d’ouvrir une autre mission (identique), mais cela prend du temps et ce n’est pas nécessairement l’idéal pour les équipes et les projets.
Attention : un collaborateur ayant effectué une mission ne pourra pas repostuler à une mission identique au même endroit avant un an.
Un besoin de prolongation ?
Malheureusement, les missions Talent Exchange sont limitées à un maximum de 12 mois.
Dans certaines circonstances (ex : retard dans la réalisation du projet spécifique mené), une demande de prolongation – d’une durée réaliste et sous format d’une mise à disposition standard et non plus sous statut Talent Exchange - est exceptionnellement envisageable (accompagnée d’une argumentation détaillée) et pourrait être soumise à l’approbation de l’organisation d’origine du collaborateur. Dans cette hypothèse, le principe de répartition des coûts est négociable. Il n’y a donc aucune obligation pour l’organisation d’origine d’accepter, et si elle accepte, elle n’est plus tenue de continuer à payer le salaire du collaborateur. Cette situation est une exception au fonctionnement du réseau et ne sera acceptée qu’avec d’extrêmes réserves.
Questions frequentes
Le réseau encourage ses membres à être à l’écoute des besoins en formation des collaborateurs en mission Talent Exchange. Le collaborateur peut donc introduire une demande de formation, en lien avec la mission Talent Exchange, selon les modalités prévues dans l’organisation d’accueil. Il n’y a pas d’obligation mais cela peut apporter une plus-value à la mission.
Un collaborateur en mission Talent Exchange dispose des mêmes droits que tout collaborateur de l’administration. Il doit évidemment respecter les prescrits en la matière.
Etant donné la période de mise à disposition, la procédure requiert non seulement l’accord du service d’accueil mais également celui de l’organisation d’origine. Voir article 4.3.3 de la Charte.
Un retour anticipé est toujours possible, à la demande du collaborateur ou de l’organisation d’accueil. L’article 4.15 de la Charte prévoit un délai de préavis d’un mois.
Vous pouvez faire appel à Talent Exchange plusieurs fois. Nous vous rappelons néanmoins que ce n’est pas l’idéal pour les équipes et les projets. S’il s’agit d’un problème de ressources humaines récurrent, une solution systémique serait plus appropriée.
Un collaborateur ayant effectué une mission ne pourra pas repostuler à une mission identique (ou quasi) au même endroit avant un an.
Pour toute question complémentaire, contactez le représentant Talent Exchange de votre organisation.