Ik heb er zin in
Is Talent Exchange iets voor mij?
Je hebt tijdelijk hulp nodig voor een project? Je hebt nood aan een expertise die in jouw team ontbreekt? Je bent bereid een medewerker van een andere organisatie te verwelkomen?
Je bent een teamleider van de Belgische overheidssector en je bent werkzaam binnen een organisatie die lid is van het Talent Exchange-netwerk?
Dan is Talent Exchange iets voor jou.
Wat zijn de voordelen?
- Tijdelijke versterking: Met Talent Exchange krijg je hulp (buiten personeelsplan) voor maximum 12 maanden.
- Gemotiveerd personeel: de medewerkers die klaar zijn om het avontuur van een Talent Exchange-opdracht aan te gaan, zijn gemotiveerd en bereid om nieuwe dingen uit te proberen, hun competenties en hun ervaring te delen.
- Beperkte kosten: het loon wordt verder uitbetaald door de oorspronkelijke organisatie. De gastorganisatie betaalt enkel de kosten die verbonden zijn aan de opdracht (abonnement openbaar vervoer, eventuele opdrachtkosten, computermateriaal).
- Beveiligd kader: de Talent Exchange-opdrachten zijn gebaseerd op bestaande reglementeringen. Tussen de deelnemende leden wordt een charter ondertekend en per opdracht zijn individuele overeenkomsten voorzien.
- Flexibiliteit: mogelijkheid om de opdracht te onderbreken wanneer de dingen niet goed verlopen.
- Snelheid: het selectieproces is sneller dan een klassieke aanwerving via Selor.
- Specifiek project: door een beroep te doen op een Talent Exchange-opdracht kan je een nieuw project opstarten, expertise aanbrengen over bepaalde kwesties...
- Netwerk: hoe groter het netwerk, hoe meer potentiële medewerkers. Het netwerk maakt ook de uitwisseling van praktijken mogelijk tussen organisaties die diensten verlenen aan de burgers.
- Leren: Talent Exchange laat toe talenten te delen en biedt een nieuwe kijk van buitenuit.
Welk soort opdrachten kan je voorstellen?
De opdrachten in het kader van Talent Exchange zijn zeer uiteenlopend (ondersteunende functies maar ook meer technische profielen). Ze kunnen zeer verschillende competenties vergen (communicatie, IT, juridische vaardigheden, overheidsopdrachten...).
De Talent Exchange-opdrachten zijn één van de mogelijkheden die voor je openstaan wanneer er een behoefte aan personeel is. Vergeet ook niet dat ze beperkt zijn in de tijd en dat ze zo specifiek mogelijk moeten zijn.
De Talent Exchange-opdrachten kunnen een project helpen opstarten, een proces ondersteunen, een specifieke expertise aanbrengen die binnen je directie ontbreekt, enz.
Opgelet: het oorspronkelijke doel van het Talent Exchange-systeem is niet om structurele problemen aan te pakken die te wijten zijn aan personeelstekort. Het netwerk verbiedt echter niet om een Talent Exchange-opdracht te gebruiken om het team te versterken. In dat geval is het echter des te belangrijker om concrete doelstellingen te formuleren die zijn aangepast aan de duur van de opdracht.
Enkele voorbeelden:
- Een Project Management Office implementeren
- Een virtuele tentoonstelling uitwerken
- De organisatie van een conferentie ondersteunen
- De inwerkingtreding van een nieuwe reglementering ondersteunen (bv. GDPR)
- De analyse en de ontwikkeling van nieuwe technologieën ondersteunen (bv. digitalisering, block chain...)
Je kan de opdrachten ontdekken op de website van SELOR (rubriek Talent Exchange) en ze gebruiken als inspiratiebron
Neem ook eens een kijkje op de LinkedIn-pagina van Talent Exchange:
Van de selectie tot het afronden van de opdracht
Een aantal kernpunten van het proces:
- Verkort selectieproces: de selectiefase is veel lichter en sneller dan die van een klassieke aanwerving. Alles wordt rechtstreeks geregeld door de gastorganisatie.
- De indiensttreding bij de gastorganisatie gebeurt snel (a priori 1 maand - onder voorbehoud van onderhandelingen).
- Begeleiding: er is een opvolging voorzien van de medewerkers in opdracht.
- Terugkeer: de Talent Exchange-opdrachten zijn tijdelijk. Na afloop van de opdracht keert de medewerker terug naar zijn oorspronkelijke organisatie.
Overloop het volledige proces en klik op elke stap voor meer informatie.
Het is aangewezen om een Talent Exchange-opdracht te openen nadat een duidelijke behoefte en/of een risico werd geïdentificeerd.
Het is belangrijk dat de opdracht zo precies mogelijk wordt omschreven.
Een organisatie kan een Talent Exchange-opdracht opstarten wanneer ze voldoet aan de voorwaarden van het netwerk.
De gastorganisatie doet een screening van de cv’s.
De gastorganisatie organiseert een interview met de personen waarvan het profiel het meest veelbelovend wordt geacht in het licht van de aangekondigde opdracht.
Na dit selectieproces wordt een kandidaat aangeduid. Deze kandidaat wordt verzocht zijn belangstelling voor de opdracht te bevestigen.
De gastorganisatie maakt een aanvraag tot terbeschikkingstelling van de medewerker over aan de organisatie van oorsprong.
Tussen beide organisaties wordt een specifieke overeenkomst getekend om de terbeschikkingstelling van de medewerker en de modaliteiten ervan te organiseren.
De indiensttreding bij de gastorganisatie gaat doorgaans vrij snel (1 maand) maar beide organisaties kunnen over die termijn onderhandelen (naargelang van de datum waarop men de opdracht wil opstarten en van de verplichtingen van de medewerker). Een integratieproces (onboarding) wordt voorgesteld zodat de medewerker tijd heeft om te wennen en zo snel mogelijk efficiënt kan werken.
De medewerkers in opdracht worden opgevolgd zowel door de oorspronkelijke organisatie als door de gastorganisatie.
De organisatie van oorsprong plant gesprekken (halverwege en naar het einde van de opdracht toe) om de terugkeer van de medewerker voor te bereiden.
Na afloop van de opdracht keert de medewerker terug naar de oorspronkelijke organisatie.
Getuigenissen
De meerwaarde voor de diensten die een beroep doen op Talent Exchange is vooral het verbreden van hun horizon. Ze worden geconfronteerd met nieuwe ideeën, initiatieven kunnen soms ook worden overgenomen van de ene organisatie naar de andere. Het kan ook helpen om efficiënter om te gaan met de beperkte middelen in de administratie. Ideeën van de andere organisatie kunnen gebruikt/hergebruikt worden.
Ik vind het zeer positief om een externe kijk op te nemen in onze werking. Zo kunnen we vergelijken en van elkaar leren. Het is een verrijkende ervaring, uiteraard voor de medewerker zelf maar ook voor de gastorganisatie en het team ter plaatse. Ik vind het een boeiend initiatief omdat het gaat om de uitwisseling van personen en talenten. Het brengt een frisse kijk op onze manier van werken en op onze processen. De dienst kan zo bepaalde dingen aanpassen en herzien. Collega's die via een Talent Exchange-opdracht worden opgeroepen, kunnen nieuwe methoden en manieren van werken bijbrengen. Ze hebben een afstand waarmee onze dagelijkse teamwerking kan worden herbekeken.
Vaak gestelde vragen
Een vervroegde terugkeer is altijd mogelijk, op vraag van de medewerker of van de gastorganisatie. Artikel 4.15 van het Charter voorziet een opzegtermijn van een maand.
De medewerker behoudt zijn huidig loonpakket - vergoeding en eventuele taalpremies - met uitzondering van eventuele premies die verband houden met de uitoefening van zijn functie in zijn oorspronkelijke organisatie. De oorspronkelijke organisatie blijft het loon verder uitbetalen.
Enkel de kosten van de opdracht zelf zijn ten laste van de gastorganisatie: abonnementen openbaar vervoer, telewerkenvergoeding, eventuele opdrachtkosten. De gastorganisatie is ook verantwoordelijk voor de materiële uitrusting: computer, telefoon, gsm (indien van toepassing), bureau...
De Talent Exchange-opdrachten zijn gebaseerd op de reglementering op het vlak van terbeschikkingstelling. Een akkoord van beide organisaties is dus vereist. Als lid van het Talent Exchange-netwerk moet de oorspronkelijke organisatie de principes van het netwerk toepassen en bij die principes behoort, het laten gaan van een medewerker die een Talent Exchange-opdracht wil aanvangen. In sommige gevallen kan het zijn dat men de medewerker niet kan laten gaan. Maar dat is uitzonderlijk.
Als dit zich voordoet bij een opdracht die je opengesteld hebt, dan zijn verschillende opties mogelijk. Sommige opties hebben mogelijk een impact op jouw dienst. Jij bepaalt of ze kunnen worden overwogen naargelang van jouw situatie:
- de indiensttreding van de medewerker uitstellen om de oorspronkelijke organisatie/dienst de mogelijkheid te bieden maatregelen te nemen voor de vervanging van de medewerker (bv. een opdracht openen).
- een deeltijdse Talent Exchange overwegen
De Talent Exchange-opdrachten zijn beperkt tot maximum 12 maanden. Van de organisaties / verantwoordelijken wordt dus vereist om opdrachten op te starten die binnen 12 maanden kunnen worden verwezenlijkt.
In sommige gevallen (bv. vertraging in de verwezenlijking van het gevoerde specifieke project) kan een aanvraag tot verlenging - van realistische duur en in de vorm van een standaard terbeschikkingstelling en niet langer onder Talent Exchange-statuut - uitzonderlijk worden overwogen (samen met een gedetailleerde argumentatie) en aan de goedkeuring van de oorspronkelijke organisatie van de medewerker worden voorgelegd. In dat geval kan het principe van de kostenverdeling worden onderhandeld. De oorspronkelijke organisatie is dus zeker niet verplicht om dit te aanvaarden. En als ze op de aanvraag ingaat, is ze niet langer verplicht om het loon van de medewerker te betalen. Die situatie blijft een uitzondering in de werking van het netwerk.
Dat hangt ervan af. Het charter voorziet een termijn van een maand maar in de praktijk is dat doorgaans 2 maanden van zodra de kandidaat definitief is gekozen.
Voor bijkomende vragen kan je contact opnemen met de Talent Exchange-vertegenwoordiger binnen je organisatie.