Lopende opdracht
Lopende opdracht
Het is zover! Je verwelkomt binnenkort een medewerker voor een opdracht
Of je hebt reeds enkele tijd een medewerker die binnen je dienst werkzaam is?
We stellen je voor om een aantal punten te overlopen die je kunnen helpen om de opdracht zo goed mogelijk te beheren.
Onboarding
Een integratieproces (onboarding) is ten zeerste aangeraden zodat de medewerker tijd heeft om te wennen en zo snel mogelijk efficiënt kan werken.
We raden je aan om van de wachttijd voor de indiensttreding van de medewerker gebruik te maken om een onboardingproces te voorzien zodat de opdracht en de integratie van de medewerker zo vlot mogelijk verlopen.
De begeleiding van de medewerker gedurende zijn opdracht is uiteraard een niet te onderschatten meerwaarde voor de opdracht. Wees beschikbaar voor eventuele vragen en opmerkingen van de medewerker. Plan regelmatig opvolgingsvergaderingen om samen de evolutie van het project, mogelijke problemen, enz. te bespreken.
Getuigenis
De overgang van de FOD Sociale Zekerheid naar de FOD Mobiliteit verliep voor mij zeer vlot, dankzij een goede begeleiding van het diensthoofd. Ik kon makkelijk bij hem terecht en hij heeft getracht me altijd direct te helpen. Het was een zeer aangename ervaring.
Evaluatie
Het Talent Exchange-netwerk vindt het erg belangrijk dat een medewerker opgevolgd wordt en een evaluatie krijgt, dit met het oog op ontwikkeling.
De gastorganisatie verbindt zich ertoe de evaluatie uit te voeren. Bij het begin van de opdracht is tussen beide organisaties overleg gepland om de respectievelijke evaluatiemodaliteiten van beide organisaties te bestuderen. Daarna worden maatregelen getroffen voor de overdracht van relevante informatie van de gastorganisatie naar de oorspronkelijke organisatie na afloop van de opdracht.
Bijvoorbeeld: bij een medewerker uit een organisatie waar het Crescendosysteem wordt toegepast, wordt de cyclus van de medewerker in zijn oorspronkelijke organisatie opgeheven maar wordt aan de gastorganisatie gevraagd de Crescendo-templates te gebruiken voor de evaluaties tijdens de opdracht. De eindvermeldingen kunnen dan opgenomen worden in het dossier van de medewerker eens hij teruggekeerd is.
Kennisdeling
Een Talent Exchange-opdracht is de perfecte gelegenheid om kennis te delen met de nieuwe collega’s. Aarzel niet om ervaringen uit te wisselen en zo te leren uit jullie respectievelijke praktijken.
Denk er ook aan om het werk dat je tijdens je opdracht verwezenlijkt te documenteren om zo de kennisoverdracht op het einde van de opdracht te vergemakkelijken.
Loopbaanbegeleiding
Een Talent Exchange-opdracht kan een gelegenheid zijn om een loopbaanbegeleiding op te starten. Het is een geschikt moment om de balans op te maken van je carrière, je verwachtingen, je talenten, je ontwikkelingskansen. Bedankt om je medewerker in opdracht in dit proces te steunen als hij die stap wil wagen.
Het einde van de opdracht voorbereiden
De Talent Exchange-opdrachten zijn beperkt in de tijd (maximum 12 maanden) en kunnen niet verlengd worden. Het is dus belangrijk dat het einde van de opdracht tijdig voorbereid wordt.
De vordering van het project, de eventuele gevolgen ervan, een overdracht-overname die moet georganiseerd worden... Allemaal elementen waarmee rekening moet worden gehouden opdat het afsluiten van de opdracht voor iedereen geslaagd en bevredigend zou zijn.
Valoriseer ook zoveel mogelijk de ervaring van jouw medewerker in opdracht. Maak met hem en de collega’s van jouw dienst een stand van zaken op. Wat onthoud je van deze ervaring? Wat heeft je verbaasd? Wat hebben jullie van elkaar geleerd? Als dat nog niet gebeurd is tijdens de opdracht luister dan naar zijn eventuele suggesties om de werking aan te passen.
Je kan uiteraard een nieuwe (identieke) opdracht opstarten maar dat vergt tijd en het is niet noodzakelijk ideaal voor de teams en de projecten.
Opgelet: een medewerker die een opdracht heeft afgerond moet een jaar wachten om opnieuw te solliciteren voor een identieke opdracht op dezelfde plek.
Nood aan verlenging?
Jammer genoeg zijn de Talent Exchange-opdrachten beperkt tot maximum 12 maanden.
In sommige gevallen (bv. vertraging in de verwezenlijking van het gevoerde specifieke project) kan een aanvraag tot verlenging - van realistische duur en in de vorm van een standaard terbeschikkingstelling en niet langer onder Talent Exchange-statuut - uitzonderlijk worden overwogen (samen met een gedetailleerde argumentatie) en aan de goedkeuring van de oorspronkelijke organisatie van de medewerker worden voorgelegd. In dat geval kan het principe van de kostenverdeling worden onderhandeld. De oorspronkelijke organisatie is dus zeker niet verplicht om dit te aanvaarden. En als ze op de aanvraag ingaat, is ze niet langer verplicht om het loon van de medewerker te betalen. Die situatie betekent een uitzondering in de werking van het netwerk en zal slechts onder streng voorbehoud worden aanvaard.
Vaak gestelde vragen
Het netwerk moedigt zijn leden aan om te luisteren naar de vragen naar opleiding van de medewerkers in Talent Exchange-opdracht. De medewerker mag dus een opleidingsaanvraag indienen, die verband houdt met zijn Talent Exchange-opdracht, volgens de modaliteiten die voorzien zijn in de gastorganisatie. Dit is geen verplichting maar kan een meerwaarde betekenen voor de opdracht.
Een medewerker in Talent Exchange-opdracht beschikt over dezelfde rechten als elke medewerker van de administratie. Hij moet uiteraard de voorschriften op dat vlak naleven.
Gelet op de periode van terbeschikkingstelling vergt de procedure niet alleen het akkoord van de gastorganisatie maar ook dat van de oorspronkelijke organisatie. Zie artikel 4.3.3 van het Charter.
Een vervroegde terugkeer is altijd mogelijk, op vraag van de medewerker of van de gastorganisatie. Artikel 4.15 van het Charter voorziet een opzegtermijn van een maand.
Je kan meerdere malen een beroep doen op Talent Exchange. Toch herinneren we er jullie aan dat het voor de teams en de projecten niet ideaal is. Als het gaat om een terugkerend probleem op het vlak van human resources dan raden we jullie aan om naar een systemische oplossing te zoeken.
Een medewerker die een opdracht heeft afgerond kan pas na één jaar opnieuw solliciteren voor een (vrijwel) gelijkaardige opdracht op dezelfde plek.
Voor bijkomende vragen kan je contact opnemen met de Talent Exchange-vertegenwoordiger binnen je organisatie.